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2014.10.25 Sat
『一日の業務内容を発表する意味と間違い。』
みなさん、こんにちは。
美容師名鑑編集部 BirekiMagazine編集部 石渡です。

よくビジネスマンが上司に言われるのが「To Doリスト」を作りなさい、みたいなことなのですが、これを読解すると、今日すべきことをリストにすることで、お互いにタスクが明確になって仕事がしやすい、ということだと思うんです、前向きに捉えるならば。私みたいなゲスな人間の読解力では、上司としては部下のことをイマイチ信じられないから、朝礼なんかで業務内容を列挙させたりすることで安心するのですが、ま、これはこれでいいとして、問題なのはその「To Doリスト」の作り方にあると思うのです。

先日、とある統計力学の本を読んでいて、合点がいったことが書いてあったので、一部、不完全ですが共有させて頂きます。この本によると、すべての人間は等しく同じ時間概念に拘束されていて、何人たりともその法則から逃れることができない、というものです。「何を言っているの?」ってなると思いますが、私も同じく、何のことを書いているのかさっぱりでした。しかし、何度か読み返していくと、こういうことなのかな、と思い至ったのがこちらです。

人間が一日に、一年に、一生のうちに「できる行動の総量」というのは決まっていて、それを時々刻々とどう配分するか、にかかっているのだということです。夕方くらいになって、「なんか今日はやる気が起きないなぁ」となったとするならば、それはその日に使えるエネルギーを使い果たしたから、ということなのです。なるほど、確かに一日にできる行動量は一定な気がします。人によって持っているエネルギーの総量は同じで、そのエネルギーの質が違っているんだそうです。これを正確に読み取ることが一日、一年、一生という限られた時間を最大限、有効に使う方法だと言っています。

少し具体的に言うと、「パソコンで資料を作ることにかかる熱量(エネルギー)」「10件の営業先に挨拶に回るときの熱量」「お客さんに商品をプレゼンするときにかかる熱量」「社内会議にて業績報告する熱量」「会議で誰かの話を聞く熱量」は、それぞれ使われる熱量が違います。この論でいくと、一日の総熱量をこれらのタスクに配分していくのです。

じゃ、どうやって配分するのさ、という話になるのですが、これには継続的な自己研究が必要なのだと思うのです。人によっては営業先に回ることを得意としていて、より多くの熱量を割ける人がいます。

ある人は資料を作ることが好きでじっくりとパソコンの前で作業をすることに熱量が割けるとします。自分がどの運動(仕事)に対して熱量を割ける人間なのか。そしてそれらがどのくらい熱量がかかることなのか、を例えば1週間ほどかけて分析するのです。

話をぐっと単純化してお話しますね。
お客さんに対する営業は実際に動きます、歩きますし、説明しますし、気も使いますし、緊張もするでしょう。では、このような客先営業にて使う熱量を「30」とします。また社内の会議に出席する熱量はどうでしょうか。誰かの発表を聞くだけの場合、使うエネルギー量は少なくてすみますのでウトウトしてしまったり……、では「3」としましょうか。はたまたパソコンで資料を作るのは運動として熱量は少ないので「10」としてみます。このように自分がすべき仕事内容に、それぞれ熱量を割り振っていくのです。すると一日の可能な総熱量が見えてきます(実際に動いた数値を集計します。スケジュールではなくて)。なぜなら、人間は気持ちで動いているのではなく、肉体が動いているからです。脳も肉体ですので、疲労が蓄積されれば動きが鈍くなります。気持ちでは動かないのです。だから、徹夜で頑張りすぎると翌日、ドッと効率が落ちるわけです。総熱量は増えないので、身体が帳尻をあわせるためです。

上記のように一日の総熱量が分かり、それぞれの仕事に対する熱量がわかれば、あとは得意、不得意な運動を見極めます。なぜかというと、不得意な運動については長時間の作業ができないので、一日のうちでもっとも熱量が排出しやすい時間帯に設定するためです。熱量が多いうちに不得意な運動をするのです。嫌なことを後回しにして結局やらないのは、エネルギーが残ってないからなのです。

このように仕事に熱量を振り分け、一日の総熱量を超えない範囲で「To Doリスト」を設定すれば、やり残すことなく、またもっとも効率的に仕事をクリアできるようになる、というのは本当に理想論ですが、できもしない「To Do」を設定するより、よっぽど健康的に仕事ができます。

だからこそ、熱量を無視した「To Doリスト」作成は無理をするだけでなく、効率も悪くなり、結局、終わらないという結末を迎えることになるのですし、それだけでなく、終わらなかった居心地の悪さも体験させるだけでなく、「頑張らなきゃ」という精神的ストレスまでも発生させる可能性があるのです。

美容室での仕事も同じだと思います。ひとつひとつの仕事にかかる、自分の熱量を量ることで、エネルギーがどれだけかかっているのか理解できます。ひとりひとりが使うエネルギーの質が違うわけですから、それぞれを見極めて効率よく「To Do」することが、お店にとっても、責任者にとっても、もちろん本人にとっても、きっと良い結果を生み出すのだと思うのです。

この話はもっと勉強をして、また共有させて頂きます。
(まだまだ不勉強で分かりにくくてすいません)


株式会社パイプドビッツ
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美容師名鑑編集部
BirekiMagazine編集部
石渡武臣